FedEx Trade Networks Transport et Courtage (Canada), Inc. (« FTN ») accorde une grande importance à ses relations avec ses clients et employés et s'engage à protéger leurs renseignements personnels. En conséquence, FTN adhère aux principes de confidentialité ci-dessous et au commentaire qui les accompagne (les « Principes de confidentialité »). Ces principes sont fondés sur ceux décrits dans l'annexe 1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, L.C. 2000, ch. 5 (la « Loi fédérale »), ainsi que sur les principes décrits dans les lois correspondantes des diverses provinces, y compris la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, L.R.Q., c. P-39.1 (la « Loi du Québec »). « Renseignements personnels » dans ce code, signifie renseignements sur un particulier identifiable.

La responsabilité du respect des principes de confidentialité relève de l'officier responsable de la confidentialité, même si d'autres personnes chez FTN ont la responsabilité quotidienne de la collecte et du traitement des renseignements personnels et pourraient agir au nom de l'officier responsable de la confidentialité.

Nous sommes responsables des renseignements personnels qui sont en notre possession ou qui nous sont confiés y compris des renseignements remis à un tiers pour traitement. Nous ferons usage de contrats ou d'autres moyens pour accorder un niveau similaire de protection lorsque les renseignements seront traités par un tiers.

Les raisons se limiteront à celles qui sont liées à nos affaires et que toute personne raisonnable considèrerait comme appropriées dans les circonstances. Nous réunissons, utilisons et divulguons les renseignements personnels de nos clients pour les raisons suivantes :

• Fournir à la clientèle des services en temps opportun, fiables et à valeur ajoutée y compris le courtage en douane, le repérage des expéditions, la gestion des comptes et la facturation, les services logistiques, la gestion des renseignements et le soutien technique et tous les services connexes ;
• établir des relations avec les clients et pour communiquer avec eux ;
• Développer, mettre en 'uvre, mettre en marché et gérer les services aux clients ;
• Aider à faire respecter la loi, pour recouvrer les dettes en souffrance, pour les rapports de crédit et d'évaluation et pour protéger les intérêts commerciaux de FTN et de ses clients ;
• Gérer et promouvoir les activités commerciales de FTN ; et
• Satisfaire aux exigences de la loi.

Nous réunissons, utilisons et divulguons les renseignements personnels de nos employés pour les raisons suivantes :

• Recruter, former, reconnaître et conserver un effectif hautement qualifié et motivé ;
• établir et maintenir des relations harmonieuses entre l'employeur et les employés ;
• Administrer les politiques et procédures de FTN y compris les enquêtes les concernant ;
• Gérer et promouvoir les activités commerciales de FTN ;
• Administrer la rémunération et les avantages sociaux ;
• Développer, gérer et promouvoir les services des employés ;
• Satisfaire aux exigences de la loi.

Si nous prévoyons utiliser des renseignements personnels que nous avons réunis dans un but non spécifié précédemment, nous procéderons à la désignation et à la documentation de ce but avant l'usage qui en est prévu.

En règle générale, nous spécifierons nos raisons verbalement ou par écrit à la personne dont les renseignements personnels sont utilisés que ce soit au moment de leur collecte ou avant celle-ci. Lorsque les renseignements personnels ayant été collecté seront utilisés pour un motif non préalablement identifié, le nouveau motif sera identifié avant son usage. Nous spécifierons les raisons de manière à ce que toute personne puisse raisonnablement comprendre la façon dont les renseignements seront utilisés ou divulgués.

La manière dont nous cherchons à obtenir le consentement, qu'il soit implicite ou explicite peut varier selon la nature des renseignements et les attentes raisonnables de la personne. Une personne peut retirer son consentement à n'importe quel moment sur préavis raisonnable et dans le respect des restrictions juridiques ou contractuelles. Nous informerons les personnes de toutes implications du fait de retirer son consentement.

En général, nous cherchons à obtenir le consentement pour l'usage ou la divulgation des renseignements au moment de leur collecte. Dans certaines circonstances, le consentement peut être recherché après la collecte des renseignements mais avant leur usage (par exemple, lorsque nous désirons utiliser les renseignements pour une raison non spécifiée précédemment).

Nous n'exigerons pas - en tant que condition de la fourniture de services - qu'une personne consente à la collecte, à l'usage ou à la divulgation de renseignements personnels au-delà de ce qui est nécessaire pour atteindre les objectifs légitimes et spécifiés d'une façon claire.

Dans certains cas, selon ce que permet ou exige la loi, nous pourrons réunir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels sans la connaissance ou le consentement de la personne. De tels cas pourraient comprendre des renseignements personnels assujettis au secret professionnel ou relevant du domaine public ; lorsque la collecte ou l'usage sont de toute évidence dans l'intérêt de la personne et que le consentement ne peut être obtenu au moment opportun ; pour enquêter sur la violation d'un accord ou sur une contravention à la loi ; pour agir dans le cas d'une situation d'urgence menaçant la vie, la santé ou la sécurité d'une personne ; pour recouvrer une dette ou pour se conformer à une assignation, à un mandat ou à une ordonnance d'un tribunal.

Les renseignements personnels qui ont été utilisés pour prendre une décision sur une personne seront conservés assez longtemps pour permettre à la personne concernée d'y avoir accès après la prise de ladite décision et, en cas d'une demande d'accès ou d'une objection, assez longtemps pour épuiser tout recours dont une personne pourrait disposer en vertu de la loi. Lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires pour atteindre les objectifs spécifiés, ils seront détruits, effacés ou rendus anonymes.

Nous déploierons tous les efforts requis pour que les renseignements personnels qui sont utilisés sur une base continue, y compris les renseignements divulgués à des tiers et ceux utilisés pour prendre une décision au sujet d'une personne soient exacts, complets et à jour.

Nos mesures de protection protègeront les renseignements personnels contre la perte ou le vol et aussi contre tout accès, divulgation, copie, usage ou modification non autorisés quelle que soit le format dans lequel sont gardés les renseignements. Nous mettrons nos employés au courant de l'importance de la confidentialité des renseignements personnels et nous prendrons toutes les précautions nécessaires lors de l'élimination ou de la destruction des renseignements personnels de manière à empêcher toute personne non autorisée d'y avoir accès.

Nos méthodes de protection comprendront des mesures physiques (par exemple, des classeurs verrouillés et un accès aux bureaux contrôlé), des mesures organisationnelles (par exemple, les autorisations de sécurité et l'accès sélectif), et des mesures technologiques (par exemple, l'usage de mots de passe et l'encodage).

Les renseignements que nous rendrons publics comprendront : la manière d'avoir accès aux renseignements personnels; le type de renseignements personnels que nous détenons, y compris un compte rendu général de l'usage qui en est fait ainsi que les catégories de personnes qui y ont accès au sein de l'organisation ; le ou les lieux où les renseignements personnels sont conservés ; des renseignements généraux sur notre code et nos politiques et sur la façon de communiquer avec l'officier responsable de la confidentialité.

Nous répondrons à la demande écrite d'accès ou de rectification de toute personne dans les 30 jours suivant la réception de la demande. Nous aiderons toute personne qui nous informera qu'elle a besoin d'aide pour préparer sa demande. Il se peut que nous demandions à une personne de fournir suffisamment de renseignements pour nous permettre de l'informer adéquatement quant à l'existence, l'usage et la divulgation de renseignements personnels. Bien qu'en général ce service soit fourni sans frais, selon la nature de la demande et la quantité de renseignements en cause, nous nous réservons le droit d'imposer des frais raisonnables pour la transcription, la reproduction ou la transmission desdits renseignements. Dans un tel cas, nous informerons la personne du montant approximatif des frais qui seraient encourus pour fournir la réponse et entamerons la démarche surréception du paiement par la personne des frais en question. Les renseignements demandés seront fournis ou rendus disponibles sous une forme généralement compréhensible. Nous indiquerons la source des renseignements s'ils ont été fournis par un tiers qu'il s'agisse d'une personne physique les ayant en sa possession ou d'une entreprise.

Lorsque nous fournirons une liste des tiers auxquels nous avons pu divulguer des renseignements confidentiels sur une personne, nous tenterons d'être aussi spécifiques que possible. S'il s'avère impossible de fournir une liste de toutes les organisations auxquelles nous avons effectivement divulgué les renseignements personnels, nous fournirons une liste des organisations auxquelles nous pourrions peut être avoir divulgué les renseignements.

Si une personne dépose une demande de rectification et démontre clairement que ses renseignements personnels devraient être rectifiés, nous procèderons alors à ladite rectification. Un avis de la rectification sera donné sans délai à toute personne ayant reçu les renseignements au cours des six derniers mois et, le cas échéant, à la personne qui a fourni les renseignements. Si une demande de rectification n'est pas résolue à la satisfaction de la personne, nous informerons sans délai les mêmes personnes de l'existence de la demande et de la nature non résolue de l'objection.

Dans certains cas, nous pourrions refuser une demande ou être dans l'impossibilité de donner accès aux renseignements personnels que nous détenons sur une personne. Les exceptions aux exigences relatives à l'accès seront limitées et spécifiques conformément aux limites stipulées permises ou aux exigences de la loi. Cela pourrait comprendre des renseignements contenant des allusions à d'autres personnes ou des renseignements assujettis au secret professionnel.

Si nous refusons totalement ou partiellement de satisfaire à une demande d'accès ou de rectification, nous informerons la personne concernée par écrit et préciserons les raisons de notre refus. Nous informerons également la personne des recours dont elle pourrait disposer selon les lois applicables relatives à la protection des renseignements personnels.

Nous étudierons toutes les plaintes écrites. Si une plainte s'avère justifiée, nous prendrons toutes les mesures appropriées y compris, le cas échéant, un amendement à nos politiques et procédures.

Le présent code de confidentialité n'empêche nullement toute personne de faire appel à tout recours disponible selon les lois applicables relatives à la protection des renseignements personnels.